对发货作业控制的内部审计

　　当生产部门确定合同规定的货物已经验收入库可以提供给客户时，销售部门就需要督导发货作业过程。为了确认客户是否满足发货条件，也为了确保货物是否能安全、及时地运抵客户指定地点，企业一般都会制定一系列管理制度对发货过程进行管理控制。

　　内部审计人员关于发货作业过程的审计，就是通过执行必要的审计程序，获取充分证据确认发货过程没有重大管理漏洞，确认企业在发货时遵循了企业关于发货管理的制度。

　　1、关于发货条件确认控制的审计

　　由于产品价值较大，为了控制经营风险，很多公司的标准合同都设有“预付货款”条款。这样一个企业，公司的标准合同要求:签订合同后、货物发出前，客户至少预付货款20%,对于部分信用等级不够好的客户，公司与其签订的相应条款甚至规定需要预付货款40%。

　　为了合理控制公司的经营风险，公司的《销售合同订立及管理规范》明确规定：合同执行人员在执行合同的发货作业前，需要先与财务部门核对，确认客户已经按合同相关条款的规定支付了相应比例的预付款后，才能开立《发货通知单》，规划发货事宜。

　　从公司的运输业务负责人那里取得最近10天已经发货的货运单25张,查找发出货物对应的合同，看这些合同的预付货款情况是否符合合同规定。

　　内部审计人员得出结论：货物发出前，合同执行人员有先行核对客户的付款情况，确认付款额达到合同要求后才执行发货作业。

　　通过上述查核，内部审计人员得出结论：货物发出前，合同执行人员有对发货条件进行适当评价和控制。

　　2、关于发货作业管理的审计

　　为了确认合同执行人员是否正确执行发货作业，从公司的运输业务负责人那里取得2010年1月~4月的货运单，随机抽查了35张，将货运单记载的客户地址、名称、联系电话、联系人、运输产品名称、规格、数量等基本信息，与相应合同的同一项目执行了列表比较，经审核确认，所有运输单填列的资料均正确。

　　为了确认货物发出一定时间后，运输业务负责人是否与客户联系，及时作书面的收货确认记录，内部审计人员与运输业务负责人交谈，向他了解收货确认作业的执行情况。他的解释是：对于公路运输的货物，与相应的承运商有协议，在承运商将客户签字的《到货确认单》原件交回公司后，才与其结算运费;对于铁路运输的货物，运输业务负责人会在发货后的一段时间后，在相关网站上查询其货运单状况，如果确认其状态为“xx于x月x日在xx地收货”，则在相应的铁路运输单上抄写上述文字作为到货确认依据。运输业务负责人同时解释：每件货物发出前，合同执行人员都会与客户进行电话沟通，告知其货物正在被运输，提醒他们注意查收。故除非货运公司的原因，公司物品没有运输丢失等情况发生。

　　为了对运输业务负责人提到的“收货确认控制”的执行情况进行复核，内部审计人员随机翻阅了3本已经装订归档的公路运输货运单，经查核确认，每一张货运单后面都附有经客户签字确认的《到货确认单》;内审人员又随机翻阅了两本铁路运输的货运单，经浏览确认，所有货运单上均有在右下角标识收货确认日期和收货人名字。

　　通过上述审计程序，内部审计人员可以确认，合同执行人员有对发货作业过程进行有效控制，企业的发货作业过程没有重大错误。