对已经签订的销售合同管理控制的内部审计

　　成功签订销售合同，还只是销售工作开了个头，销售部门还必须按一定的规章制度，指派专人依据合同内容来管理和执行合同。合同的执行管理控制也是企业销售作业中重要的一个环节，因为如果不有效管理合同，可能导致产品不能按期交货或交付的产品不符合客户要求，进而出现由于顾客抱怨导致的合同被迫解除或引起重大合同纠纷，这样企业的经营风险就非常大。

　　1、关于合同信息管理控制的审计

　　按公司《销售合同订立及管理规范》的要求，为了规范管理合同资料，当业务员把经审核生效的合同移交给合同执行组人员后，合同执行负责人员须按规定，先对合同进行连续编号管理，然后通过《合同信息登记表》详细记录合同的客户名称、产品名称和规格、数量和交货期等重要信息，由提交合同的合同管理人员签字确认，并需依据合同内容填制带编号的、标准格式的《订货通知单》，用以作为与公司内部其他部门交流的标准单据。

　　为了确认合同执行人员是否确实履行上述管理制度规定的职责，对所有合同进行规范管理，内部审计人员执行了以下审计程序：

　　获取2010年2月的《合同信息登记表》资料，将其与对应的合同进行比较，比对确认《合同信息登记表》登记的合同信息均正确，并均有记录对应的《订货通知单》编号。翻阅当月存档的合同可知，所有合同均编号，且其编号连续。

　　通过上述审核程序，内部审计人员认为合同的信息得到了规范管理。

　　2、关于合同档案保管控制的审计

　　按公司《销售合同订立及管理规范》的要求，所有销售合同的保存期限，原则上为十年;如果合同条款有规定，则依合同规定要求保存。过期合同在销毁前，须确认对应的《合同信息登记表》资料完备，并经合理备份;所有过期合同的销毁，经公司总经理核准后才可执行。

　　为了确认合同管理组档案管理人员是否按上述规定管理合同档案资料，内部审计人员执行了以下审计程序：

　　与合同管理人员交谈，了解合同档案管理情况。相关人员描述说：销售部有按年度、依据合同编号顺序归档所有合同正本，合同正本借出和复印均有作详细记录。从成立的8年以来，销售部门未有销毁过销售合同。为了证明其描述的真实性，相关人员带内部审计人员参观了销售部的档案室，经参观后内部审计人员确认，所有的档案都按年份存放在专用的档案柜中。翻阅了销售部档案室门口的《合同借阅登记记录表》，发现员工借阅已经归档的合同时，有详细记录借阅的合同编号、借阅时间、借阅用 途、归还时间等内容。

　　经上述询问、观察和审核程序，内部审计人员认为合同档案保管被有效控制。

　　3、关于合同执行管理控制的审计

　　为了确保已经签订的合同能及时交货，销售部门必须实时监控合同执行情况。企业《合同控制管理制度》要求，合同执行人员应该在收到签核好的合同后，尽快填写对应的《订货通知单》，将相应的信息传递给技术部门和生产部门，并需在《合同信息登记表》上及时记录合同的执行状态。

　　审计结论通过上述査核，内部审计人员得出结论：所有合同信息基本均通过《订货通知単》及时传递给生产部门，以便生产部门及时排产。

　　通过上述查核，内部审计人员可以确认，合同执行人员及时把合同信息传递给了生产部门。

　　通过同样的查核方式，内部审计人员得到合理证据证明了合同执行人员及时把合同需要技术支持的信息传递给了技术部门。

　　内部审计人员同时复核了《合同信息登记表》资料的更新情况，经查核确认，《合同信息登记表》显示的合同状况与合同实际执行状态一致。

　　总之，通过执行上述多项审计程序，内部审计人员得出结论：销售部门有按公司关于合同控制管理的规定管理所有合同，所有已签订的合同均被有效管控。