豆豆公司是一家生产并销售电动机及配件的生产型企业,公司有自己的生产车间和六个独立核算的销售分公司,这些销售分公司分布于长江沿线的四川、重庆、湖北、湖南、江苏、上海共六个省市的主要城市。公司总部和生产车间位于武汉市,其中武汉市的销售工作由公司内部的销售总部下设的业务部负责,而其他的销售分公司只负责在本区域内的销售和产品维修。
公司在总经理下设有内部审计部,审计部经理直接对企业总经理报告审计工作。目前内部审计部门包括审计部经理在内共五名审计人员。
每年的12月31日是内部审计人员最忙的时候,因为每年公司及各个销售分公司都选择在12月31日到次年1月2日这三天内集中盘点,而公司存货品种繁多,而且各个分公司位置分散,而内部审计人员数量有限,所以,有效地监督公司年度存货盘点这一项内部审计工作就需要进行科学统筹。
内审部门的经理周明经过多年的工作总结,按以下方式来安排年底的监盘:
(1) 在人员分配上,自己和另外一名内审人员共两人,负责监盘公司总部所有的存货;由于上海分公司和重庆分公司存货比例都很大,必须监盘,故分别派驻一名内审员全程参与盘点;其他的四个分公司,先要求各个盘点负责人把盘点计划提交给内部审计部,内部审计部门分析各个分公司的盘点计划,并结合各个公司内部的管理情况,由一名审计人员选择一个或两个分公司部分参与监盘。但是,在每年制订的对这些分公司的监盘计划时,要确保每三年内各个公司至少有一年被监盘。
(2) 在对公司总部的监盘中,除了对盘点流程执行情况进行全程监督外,把工作重点放在价值量大、出入库频繁和库龄较长的存货上,并须对所有盘点差异充分关注。
(3) 对四个分公司中抽取监盘对象的选择上,会充分关注以往年度的盘点情况,对于潜在风险较高的分公司,确实不能在盘点日参与监盘的,考虑在盘点日后的某一天进行抽盘,以复核企业盘点的实际效果。
通过对存货监盘的规划,豆豆公司的内部审计部门实现了既掌握整个公司的存货管理状态(审计全局),又突出关注重点和控制重要风险环节。如果不在盘点发生前进行有效规划,在人员有限、时间紧迫的几天中,内部审计部门很难全面核查整个企业的存货盘点情况。
这个例子只涉及存货盘点,只是企业内部控制中非常小的一环,我们也必须有很好的规划。在实际业务中,内部审计人员的工作涉及整个企业的所有部门,包含了企业所有的内部控制制度,就更需要有效的规划和统筹。
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