澳大利亚邮政公司(AUSTRALIA POST)：面向全组织提供审计服务

　　澳大利亚邮政公司是澳大利亚人生活中的一部份。该公司是一个自筹资金发展的企业,使用自有资产和资源创收盈利,进行追加再投资,或者作为红利上交澳大利亚政府。澳大利亚邮政公司现有3.5万名员工,经营4500个零售网点,每天向国内1000多万个邮政地址投递信函,并向100多万个客户提供服务。

　　澳大利亚邮政公司有3个核心业务领域,分别是信函邮递业务、零售与代理服务业务和包裹与物流业务。各种服务分别通过3个主要的运营部门、支持职能部门、其他分支机构和合资公司来完成.

　　第一个运营部门是一个直接接触消费者的商业部门,包括一个零售网络。例如,该部门提供家庭和办公消耗品的一站式采购,包括办公文具、电话产品、POSTpak® 包装产品和贺卡、银行业务和帐单缴付服务,以及身份验证。由于有4500多个零售网点覆盖全国,这一部门给整个组织带来了大部分的经营收入。

　　第二个运营部门是邮件与网络部门,大体上专营澳大利亚国内和国际邮件包裹投递业务,侧重于运营操作,涉及员工人数最多。

　　第叁个运营部门是邮政物流部门,是亚太地区最综合全面的包裹和物流服务提供商。澳大利亚邮政公司有好几个业务联盟,包括国际物流企业-赛诚物流国际公司-是中国邮政公司的一个合资企业。

　　8年以来,戴夫•马兰德(Dave Mallard)一直在澳大利亚邮政公司担任公司审计服务集团经理,统领一支由18人组成的审计队伍,并通过外包提供商弥补不足的人手,尤其是在进行保证审计时,情况更是如此。马兰德向澳大利亚邮政公司执行董事报告工作,同董事会审计和风险委员会有很强的统属关系。除了非正式私人会晤以外,他每年都要同审计委员会召开5次会议,向会议呈交审计汇总报告。叁位高级经理大体上分管公司的3个业务部门,都向马兰德报告工作。但是,审计团队充分地运用全体人员的聪明才智,鼓励审计人员从事各种类型的审计活动,整合各种能力和知识,这种做法也使被审计客户受益匪浅。

　　各部门审计经理负责确保审计行动计划得到落实,马兰德及其团队则在考虑开发和运用网上工具,能够更及时快捷地访问所有相关的审计信息,包括审计项目中查出的问题和后续措施。

　　公司审计使命

　　根据审计委员会章程,澳大利亚邮政公司的公司审计服务使命是向董事会、执行董事,管理层和其他关键利益相关者提供具有成本效益的,优质增值的保证和咨询服务,以帮助公司实现其目标。公司审计服务的愿景是成为一个渴求卓越、增加价值和促进变革的杰出队伍,这支队伍的成员充满活力,乐于学习,逐步成长为澳大利亚邮政公司的未来领导者。

　　作为公司审计服务集团经理,马兰德指导全面广泛的内部审计程序。他的团队有权完全自由地接触到所有的职能部门、资产、人事、记录、帐目、档案和其他文件。马兰德本人也有权直接向执行董事、董事会审计与风险委员会以及董事会主席进行沟通。

　　物色合适审计人员

　　在马兰德看来,在建立最有效的审计团队过程中,要取得一个重要的平衡。他说:“有些人是职业审计师,也有人只想在审计行业经历一段时间磨砺,而后转行。你必须得合理地搭配这两类审计人员。一种方法就是把一定数量的职位暂时地留出来,招用这些临时审计人员,让他们获得风险管理和内部控制的经验,然后再转调到事业部门,这样,他们在事业部门中就能够开展公司治理和风险管理的改进活动。”

　　既要保持审计队伍的相对稳定,又要促进人员在公司内部的合理流动,要寻找到一个平衡点,这可不是一件轻而易举的事情。马兰德说:“我塬来在私营部门工作,到了澳大利亚邮政公司之后,发现这个组织更加复杂,管理起来也更加困难。但是,依靠合作和沟通,我们一切进展得很顺利。“在处世做事方面,关系技能和人际技能是最重要的因素。我们寻找的员工要情商高,具备同别人进行积极有效地互动的天性。归根到底,一切都取决于人。”

　　审计战略目标

　　从长期角度来说,马兰德强调审计业务的战略目标要更有针对性,更切合公司的战略。他说:“我们集团必须得善用我们分析业务相关的存储数据和甄别重要趋势及风险指标的能力,通过向业务单位主管们提供额外的顾问服务,我们就有机会增加我们所带来的价值。通过充分地利用我们搜集到的信息,我们就能够做到这一点。”

　　最近,审计团队进行了一次利益相关者诊断调查,这是一项漫长广泛的行动,旨在查明对内部审计客户至关重要的问题是什么。马兰德的团队接触了大约65个审计客户,包括董事会、总经理、执行委员会、中级管理层和审计团队自身。目标是探索哪些问题对审计客户群体很重要,跟踪了解它们对服务效果的意见,查明审计工作中存在的潜在差距。

　　年度审计计划根据风险情况进行制定,并且要同企业风险管理框架相结合。马兰德说:“在确定审计计划的目标方面,我们也考虑变革规划和战略性的计划行动。除了其他的利益相关者以外,我们还与业务单位管理层和风险管理委员会进行磋商,以确定今后12个月和3年时间内的业务焦点。”

　　绩效度量

　　公司审计服务团队的绩效标准分为3类:

　　. 审查管理和工作绩效

　　. 审计效能和服务提供

　　. 人才管理和能力培养

　　马兰德说:“在这3个方面,无论是集团这一级,还是个人这一级,我们都有广泛的绩效标准。在宏观层面上,我们有审计客户反馈的过程,对反馈意见进行排序。连续不断地同审计客户进行沟通是我们360度反馈活动的一项内容。”

　　只要公有企业能够采用公司治理指导方针,澳大利亚邮政公司都力求像所有的私营公司一样予以遵循。董事会已经要求公司遵守澳大利亚证券交易所公司的治理最佳实践指导方针,就风险管理和内部控制实行签核制。作为支持这些行动的一种手段,审计团队创造便利条件,促进全组织各业务单位针对关键的财务报告控制进行自评。自评信息逐级上报,直到执行董事、首席财务官和董事会签核。

　　马兰德说:“澳大利亚证券交易所已经公布了一份草案,建议把签核扩大到组织风险管理的所有领域。如果这个草案最终被采用,就将会对我们的审计工作产生影响,因为在促进控制的文件记录方面,我们已经扮演着主要的角色。实际上,我们每年承担的项目已经相当可观了,这份草案将会进一步扩大我们的项目范围,组织也会花费更多的时间用来汇集更多的文件,以支持签核。鉴于资源局限,我还没有确定这到底是一项有益的措施呢,还是有点过火。”

　　实时顾问职能

　　马兰德说,现在,公司审计服务团队比澳大利亚邮政公司历史上任何时候都更专注于风险、控制和公司治理的问题,在影响变革过程中起到了不可缺少的作用。他说:“这反映了整个行业正在发生的变化,不仅反映了高级管理层的变化,而且也反映了整个组织的变化。审计人员现在扮演着更贴近核心,更名符其实的角色。凭借我们基于塬则的方法,我们走在了企业战略和变革的最前线。”

　　在未来,马兰德的公司审计团队面临着双重的挑战。他说:“我们将一如既往地继续开展风险、控制和治理方面的传统审计工作,但是,我们除了需要向后看以外,还需要向前看。我们的目标是发展成为一个实时顾问职能部门。要做到这一点,我们必须得在实时审计和较传统而且也同样颇有价值的保障及合规工作之间取得和谐。我们必须得善用我们的系统和数据库,按照风险管理塬则,更及时地和更针对性地开展管理工作。”