人事档案管理的内部审计

　　人事档案管理，是关于企业人力资源管理控制执行效果的记录部门，也是企业管理员工的重要方式之一。不同性质和不同组织结构的企业，对人事档案管理的要求也各不相同，甚至同一单位内部，不同部门、不同岗位人员的档案资料的要求也会各有差异。

　　对人事档案管理的内部审计，就是通过复核企业已经建立的人事档案资料，确认其内容是否包含了企业相关制度要求的全部项目(即员工档案资料的完整性)，确认其归类是否科学、合理，确认其信息是否及时更新,确认其保管措施是否能保证档案资料的安全等。关于人力资源管理控制的内部审计中，我们已经从多个角度对人事档案管理的控制情况进行了多方面的内部审计。

　　如在查核新招募的员工是否均经合理的招聘流程时，查核了相应的入职资料、岗前培训资料等;在查核离职人员管理控制时，查核了相应的离职证明材料等。这些内容本身就是关于人事档案管理内部审计时需要进行审核的重要内容。

　　关于内部审计人员正在对本公司的人事行政部门执行内部审计的审计实例。

　　1、为了确认企业的人事档案资料是否安全合理地被保管，内部审计人员执行了以下审计程序：

　　实地观察人事管理部档案科的资料存放情况。经查看发现，公司有配置专门的人事档案室，对档案室采取了及时落锁的管理方式，只有专职人员才可以入内。

　　查阅了企业内关于《人事档案资料管理办法》，从该管理办法可以了解到，任何人要借用与员工档案相关的资料，均要办理登记手续，在登记表中注明借阅时间、借阅原因、并需标明归还时间等。

　　审阅《人事档案借用记录登记表》可确认，当其他部门需要借阅或借出人事档案资料时，均有履行登记手续。

　　通过上述查核，内部审计人员认为公司关于人事档案的安全管理控制是有效的。

　　2、为了确认人事管理部门是否及时更新、留存和归档了所有员工的档案资料，内部审计人员执行了以下审计程序：

　　随机抽查了3名新入职员工的个人档案资料，经查核确认，其个人档案均包含了员工基本信息采集表、资格证书复印件、上一任职单位的离职证明、特殊岗位的健康证明或上岗证明、新员工培训和实习情况记录等资料。

　　随机抽查了5名员工的培训记录，经查核确认，所有员工的培训经历都有及时更新相应的《员工培训记录表》等资料。

　　随机抽查了5名员工的个人体检档案资料，经查核确认，这些档案资料均为最新资料。

　　随机抽查了3名最近离职员工的留存档案资料，经查核确认，所有离职人员其基本档案资料和与离职相关的资料均保存完备。

　　3、为了确认档案管理部门是否对人事档案资料进行了科学的归类和有序的管理

　　在执行人事档案资料查核时，内部审计人员有特意留心各种人事档案资料的存放情况，经查核确认，企业人事行政管理部门关于基本人事资料的管理釆用了按员工所属部门来分类管理的方法。

　　总之，通过上述查核，内部审计人员可以基本确认，公司的人事档案管理得到了有效控制，企业的人事档案管理风险很低，人事档案管理作业过程中没有重大管理漏洞和错误。