关于生产部门内部抽盘控制执行情况的内部审计

　　为保证存货安全和完整记录、在生产部门内部实现有效管理和监督、提高本部门的工作绩效，企业一般都会在存货管理制度中规定本部门内的定期或不定期抽盘。

　　此处对存货的抽盘，是指生产部门主管为了确认本部门员工的工作绩效，对库房管理人员管理的存货进行的定期或不定期的盘点，这是生产部门主管行使管理职能的方式之一，与内部审计部门作为企业内独立的监督机构，采用审计立项的方式专门执行抽盘是有本质区别的。

　　公司《存货管理办法》规定，为了加强对存货安全性控制，生产部主管和物料管理科主管需定期或不定期对存货进行抽盘，抽盘至少每月进行一次，以合理监督本部门员工的工作，并确认存货安全和记录正确，并需在盘点当月对盘点差异进行合理处理。

　　为了审核相应主管是否确实执行这一内部控制制度，内审人员小蔡依次执行了以下审计程序：

　　(1) 要求生产部主管王经理提供最近3个月以来对库房的抽点记录，王经理满脸茫然地说：我不管存货抽盘的细节，对于库房管理人员工作绩效的考核，都由物料管理科的赵科长来负责。

　　(2) 小蔡找到物料管理科的赵科长，将《存货管理办法》中关于生产部主管需定期或不定期抽盘存货的内部控制制度详细告知了他，他说他知道这个管理制度，也有确实执行。但是当内审人员小蔡请他提供历次抽点的抽盘结果和对差异的处理记录时，赵科长的解释是：基本每周的生产例会上都有询问库房管理员关于集电器、电刷等关键性原物料的数量，也会在车间巡视时确实抽点，但没有做详细记录;抽点中很少发现差异，如果有差异，也有要求物料管理人员及时查找原因。

　　基于上述两个步骤均未能取得有效的书面证据证明生产部主管和物料管理科主管定期或不定期对存货进行抽盘，小蔡基本可以得出结论：关于“生产部主管和物料管理科主管需定期或不定期对存货进行抽盘”的管理控制制度并未有效执行，生产部主管和物料管理科主管没有有效地履行对存货管理进行合理监督的职责。

　　管理缺失或舞弊情况描述经査核发现，生产部没有有效的执行公司《存货管理办法》中关于生产部主管和物料管理科主管须定期或不定期对存货进行抽盘，抽点至少每月进行一次，以合理监督本部门员工的工作，并确认存货安全和记录正确，并须在盘点当月对盘点差异进行合理处理的管理控制内容被审计部门计划改善方式。

　　(1) 每个季度初，由物料管理科主管负責制订本季度具体的存货抽点计划，盘点内容须覆盖企业所有的物料管理仓库，每月至少抽点一次。

　　(2) 物料管理科主管须亲自执行抽点作业，通过抽点发现存货管理中可能存在的安全隐患、管理漏洞和舞弊行为；并须确认盘点差异，分析出现差异的原因，提出处理要求。

　　(3) 抽点作业完成后，须将《物料管理科存货抽点记录单》连同差异原因分析和处理建议等，全部呈生产部主管审核，由生产部主管确认处理方式后方可执行，如果涉及金额超过生产部主管权限，则需逐级向上核签至公司总经理。

　　(4) 所有《物料管理科存货抽点记录单》及相应资料须按期归档，由物料管理科主管负责保管，保存年限为5年。

　　(5) 该改善制度的具体执行方式和涉及的记录表单将在7月15日前标准化，经相应主管核准后，存入企业《存货管理办法》的附件备査。

　　内部审计部门意见基本认可生产部主管和物料管理科主管关于上述异常事项的改善计划，内部审计部将定期对该异常事项改善的执行情况进行追踪记录。

　　《管理制度改善建议书》的方式，内部审计人员客观地描述了内部管理控制制度的缺失，并通过与被审计部门的有效沟通，要求其按相应内部控制制度中存在的问题提出确实可行的改善方案和计划执行时间，这样能促进企业内部管理完善，有效地控制企业的经营风险和管理风险。

　　针对查核中发现的内部控制制度的缺陷或内部控制制度执行效果上的偏差，内部审计人员在确认执行单位的改善方式后，应于拟改善时间过后的一定时间内进行追踪审计，确认缺陷或偏差是否确实改善。如果追踪审计确认已经改善，则可以结案《改善追踪单》;如果在拟改善时间的一段时间后，追踪审计发现执行部门并未真正改善或者改善没有实现预期效果，需与执行部门商讨进一步改善的方式、内容和可能完成的时间，再进行第二次追踪审计，甚至第三次追踪审计等。